G Suite: Consejos para el trabajo a distancia

Empezamos el mes de abril aún con la pandemia del COVID-19 golpeando a todo el globo, aumentando cada día el trabajo a distancia. Toda organización y empresa, debe buscar el cómo solucionar la relación con sus trabajadores, y el cómo garantizar que no se pierda información o contacto con ellos y sus clientes.

G Suite, desde años, se adelantó a ésta paradoja del trabajo presencial o de forma remota, ya sea desde tu casa, o lugar de vacaciones, entre otros. Desarrollando poderosas herramientas para lograr el objetivo de un ambiente de interacción y de retroalimentación sana entre todos los integrantes del negocio.

Hoy, gracias a esta plataforma, las labores se ve interrumpidas por la no asistencia física al lugar de trabajo bajo ninguna circunstancia. Y para que logres sacar el máximo provecho a G Suite, te compartimos estos diez consejos para trabajar en equipos a distancia:

1. Haz videollamadas y celebra eventos a distancia con los miembros de tu equipo:

Si los miembros de tu equipo están repartidos por diferentes lugares, Hangouts Meet de Google permite conectarnos en cualquier lugar y momento, desde un ordenador o dispositivo móvil. Haz videollamadas para intercambiar ideas, colaborar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etc.

2.- Haz presentaciones a distancia:

Si tu equipo y tú no pueden reunirse en persona, usen Hangouts Meet de Google para mostrar Presentaciones, Documentos y otros tipos de archivos en una videollamada

3.- Edita documentos de equipo en tiempo real:

Tu equipo puede editar archivos simultáneamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir opiniones específicas mediante comentarios en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Los cambios se guardan automáticamente, por lo que los miembros del equipo siempre acceden a las versiones más actualizadas.

4.- Almacena, comparte y accede a recursos de equipo desde cualquier lugar:

Guarda todos los archivos de tu equipo en una carpeta de Google Drive o en unidades compartidas, y compártelos al instante. Cuando alguien hace un cambio, Drive muestra qué archivos se han modificado. Los miembros del equipo pueden acceder de forma segura a los últimos archivos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

5.- Comunica la información más reciente a grupos o equipos con muchos miembros:

Para poner contenido a disposición de tu organización o del público, crea un sitio web de Google Sites e inserta archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otros formatos desde Drive

6.- Simplifica las comunicaciones con una lista de distribución de equipo:

Crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para enviar actualizaciones de estado y compartir recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez

7.- Coordina agendas y planes de proyecto:

Prepárate mejor organizando el trabajo de tu equipo y controlando su progreso en un plan de proyecto dinámico que hayas creado en Hojas de cálculo de Google. Los miembros del equipo que estén en distintas ubicaciones podrán actualizar directamente en tiempo real el estado de su trabajo y no tendrán que buscar las notificaciones de los demás entre los mensajes de correo electrónico. Como todos ven y actualizan el mismo plan de proyecto, es más fácil distribuir tareas y gestionar agendas que cambian constantemente. Además, podrás ver los comentarios del equipo en tiempo real.

8.- Organízate mediante calendarios de equipo:

Con Google Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo están disponibles, así como crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.

9.- Dota de recursos a tu equipo con salas de equipo o de proyecto:

Crea una sala de Hangouts Chat de Google para mantenerse en contacto. De esta forma, todos podrán relacionarse fácilmente con los demás, compartir ideas sobre proyectos, intercambiar opiniones sobre prácticas recomendadas y fomentar un mayor sentimiento de comunidad.

10.- Reúne información de los miembros de tu equipo o tus clientes:

Con Formularios de Google, puedes crear y analizar encuestas desde un móvil o un navegador web. Crea encuestas de satisfacción para tus clientes, recopila comentarios en documentos elaborados por equipos de gran tamaño, envía rápidas encuestas de opinión y mucho más. Recibirás notificaciones a medida que la gente responda, verás los resultados de las encuestas y podrás resumir datos con gráficos y diagramas en Formularios y Hojas de cálculos.

abril 8, 2020

Josefina Gómez

Gerente de Tecnología e Innovación
Josefina Gómez

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