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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DATOS PERSONALES
TABLA DE CONTENIDO
CONSIDERANDOS
I. DEFINICIONES
II. OBJETO
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.
XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
XIII. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
XIV. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL
XVI. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.
XVII. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.
XVIII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA
XIX. VIGENCIA
NORTE DIGITAL S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, expide la siguiente norma que desarrolla la política de seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización, previos los siguientes:
CONSIDERANDOS
Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales en NORTE DIGITAL S.A.S., se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.
Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de NORTE DIGITAL S.A.S..
Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Datos personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de NORTE DIGITAL S.A.S., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por NORTE DIGITAL S.A.S. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los Datos personales en poder de NORTE DIGITAL S.A.S. deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.
Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por NORTE DIGITAL S.A.S. en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.
Las reglas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en NORTE DIGITAL S.A.S. y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.
Las reglas adoptadas en esta norma por NORTE DIGITAL S.A.S. se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de NORTE DIGITAL S.A.S., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de NORTE DIGITAL S.A.S. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.
La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:
La protección de datos de carácter personal en NORTE DIGITAL S.A.S. estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
Consentimiento informado o principio de Libertad.: El tratamiento de datos personales al interior de NORTE DIGITAL S.A.S. sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados si autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
Legalidad.: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
Finalidad del Dato.: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
Calidad o veracidad del dato.: Los datos de carácter personal recolectados por NORTE DIGITAL S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
Transparencia.: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Pertinencia del dato.: En la recolección de los datos personales por parte de NORTE DIGITAL S.A.S. se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación Restringida.: Los datos personales que recolecte o trate NORTE DIGITAL S.A.S. serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de NORTE DIGITAL S.A.S. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
Temporalidad del dato.: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, NORTE DIGITAL S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.
Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
Seguridad del Dato.: NORTE DIGITAL S.A.S., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. NORTE DIGITAL S.A.S. conforme la clasificación de los datos personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad.: NORTE DIGITAL S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. NORTE DIGITAL S.A.S. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Deber de Información.: NORTE DIGITAL S.A.S. informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Protección especial de datos sensibles.: NORTE DIGITAL S.A.S. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de NORTE DIGITAL S.A.S., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
Derecho de Acceso.: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
Derecho de Actualización.: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Derecho de Rectificación.: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de Cancelación.: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a NORTE DIGITAL S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo En aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
Derecho de Oposición.: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Vicepresidencia Legal y Sostenibilidad de NORTE DIGITAL S.A.S. con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. NORTE DIGITAL S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.: En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en NORTE DIGITAL S.A.S.
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
Deberes para los RESPONSABLES del Tratamiento.
Cuando NORTE DIGITAL S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales.
Cuando NORTE DIGITAL S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de NORTE DIGITAL S.A.S. y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, NORTE DIGITAL S.A.S. adopta el siguiente procedimiento:
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, NORTE DIGITAL S.A.S. así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. NORTE DIGITAL S.A.S. podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, NORTE DIGITAL S.A.S. indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.
NORTE DIGITAL S.A.S. cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará NORTE DIGITAL S.A.S. cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.
NORTE DIGITAL S.A.S. en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
NORTE DIGITAL S.A.S. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.
Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.
NORTE DIGITAL S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.
El registro central de bases de datos personales permitirá:
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de NORTE DIGITAL S.A.S. en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
Tratamiento de datos durante la relación contractual.
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Tratamiento de datos personales de Proveedores.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.
Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de NORTE DIGITAL S.A.S. se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.
Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por NORTE DIGITAL S.A.S. cuando:
Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, NORTE DIGITAL S.A.S. suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.
Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.
Corresponderá a la Vicepresidencia Legal y Sostenibilidad aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.
XIII. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de NORTE DIGITAL S.A.S. está en cabeza de todos sus empleados y administradores societarios.
En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos
Para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información de NORTE DIGITAL S.A.S.
En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudirá al área responsable de la seguridad de la información y/o a la Vicepresidencia Legal y Sostenibilidad para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.
XIV. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.
En el tratamiento de datos personales que realiza NORTE DIGITAL S.A.S. la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, NORTE DIGITAL S.A.S. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, NORTE DIGITAL S.A.S. adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.
En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, NORTE DIGITAL S.A.S. adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.
Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a NORTE DIGITAL S.A.S. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.
En estos casos, NORTE DIGITAL S.A.S. comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.
XVI. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.
NORTE DIGITAL S.A.S. comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:
“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Vicepresidencia Legal y Sostenibilidad de NORTE DIGITAL S.A.S. con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.
Consecuencia de los riesgos que asume NORTE DIGITAL S.A.S. bien en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.
XVII. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.
Cuando las autoridades del Estado soliciten a NORTE DIGITAL S.A.S. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.
XVIII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA.
Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de NORTE DIGITAL S.A.S. por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a NORTE DIGITAL S.A.S. en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
XIX. VIGENCIA
Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por (la gerencia) de NORTE DIGITAL S.A.S. el día 28 (veintiocho ) del mes de Noviembre de dos mil dos mil dieciocho (2018).
Nota: Informamos que el mal tratamiento de datos personales podrá constituir evidencia de Incidentes de seguridad y por esa vía, ser prueba.
